بولت ژورنال: ابزار جذابی برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

بولت ژورنال چیه؟

به زبان ساده می‌توان گفت بولت ژورنال یک دفتر ساده است که به زندگی شما سر و سامان می‌دهد! ممکن است با شنیدن اسم بولت ژورنال، یاد دفترهای برنامه‌ریزی بیفتید که در فروشگاه‌های لوازم تحریر دیده‌اید؛ اما باید بدانید بولت ژورنال هر کسی مخصوص خود او است. به عبارت دیگر هیچ فروشگاهی بولت ژورنال شما را نمی‌فروشد! باید خودتان آن را بسازید و به تدریج کامل کنید. تمام آنچه برای تهیه بولت ژورنال به آن نیاز دارید، یک دفتر، یک قلم و یک هدف است! این هدف ممکن است انجام دادن کارهای روزمره، پیشرفت شغلی، یاد گرفتن یک مهارت جدید، کاهش وزن، نوشیدن آب، برنامه خواب و حتی راه انداختن کسب و کار خودتان باشد. به خاطر داشته باشید که هیچ هدفی را دست کم نگیرید و برای تمام اهدافتان به یک اندازه ارزش قائل شوید.

بولت ژورنال

ممکن است بخواهید راه ساده‌تر را انتخاب کنید و یک دفتر برنامه‌ریزی آماده تهیه کنید. اما توصیه می‌کنیم به جای دفترهای آماده، ژورنال اختصاصی خودتان را بسازید؛ چون کاملاً دست‌ساخته است و ضمن این که می‌توانید بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید، خلاقیت شما را هم پرورش می‌دهد. تفاوت بولت ژورنال و پلنر در این است که تمام جنبه‌های زندگی شما را پوشش می‌دهد. ژورنال قالب از پیش ساخته ندارد و می‌توانید آن را هر طور که دلتان می‌خواهد طراحی کنید. ساختار بولت ژورنال ماژولار است و می‌توانید آیتم‌هایی را طبق میل خودتان به آن اضافه کنید. شما خودتان را بهتر از هر کس دیگری می‌شناسید و می‌دانید از زندگی دقیقاً چه می‌خواهید!

چی بخرم؟

قدم اول برای ساختن بولت ژورنال این است که سری به فروشگاه‌های شهر کتاب یا لوازم تحریر بزنید. تمام چیزی که باید تهیه کنید، یک دفتر ساده و یک مداد است. بهتر است دفتر شطرنجی یا نقطه‌چین تهیه کنید که نیازی به استفاده از خط کش نداشته باشید. برای تنوع و مشخص کردن کارها، بد نیست از رنگ‌ها بیشتر استفاده کنید. چند مداد یا ماژیک رنگی بخرید و پای رنگ‌ها را به زندگی‌تان باز کنید!

البته استفاده از رنگ‌ها فقط برای زیبایی نیست، در واقع رنگ‌ها در بولت ژورنال، برای ساماندهی کارها به کار می‌روند. مثلاً می‌توانید بولت‌های مشابه را با یک رنگ ثبت کنید. مغز انسان به صورت ناخودآگاه بین رنگ‌ها و موضوعات ارتباط برقرار می‌کند و اطلاعات را بهتر ثبت و ضبط می‌کند. یادتان باشد که بولت ژورنال قرار است ابزاری باشد که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند؛ پس آن را جدی بگیرید.

چه جوری بولت ژورنال بسازم؟

خلاصه‌نویسی اصل مهمی در تهیه ژورنال شخصی است. قرار نیست نوشتن یا خواندن کارها وقت زیادی از شما بگیرد. هر بولت را به یک کار یا task اختصاص بدهید. جمله‌ها را به عبارت تبدیل کنید و کلمه‌های اضافه را تا جای ممکن حذف کنید. برای استفاده از بولت‌ها و علامت‌ها، استاندارد خاصی تعریف نشده است؛ اما بهتر است برای حفظ یکدستی، از اصول ساختن بولت ژورنال پیروی کنید. در انتهای ژورنال یک راهنما برای علامت‌ها بسازید و در تمام صفحات به این راهنما پایبند باشید.

علامتشرح
*کارهای مهم
×کارهای کنسل شده
Oکارهایی که نیاز به بررسی دارند
!بررسی کارهایی که در آینده باید انجام شود
%درصد پول یا کار قابل تخصیص به یک موضوع
#درج یک نام مهم روبروی یک موضوع
@یادآوری برای ارسال ایمیل

نگران جزئیات نباشید، در ابتدا چند صفحه کلیدی طراحی کنید و اطمینان داشته باشید که بقیه صفحه‌ها به مرور زمان شکل می‌گیرند. صفحه‌های کلیدی بولت ژورنال معمولاً فهرست، روزنگار، ماه‌نگار و آینده‌نگار هستند. آینده‌نگار را بر حسب زمان‌بندی خودتان برای رسیدن به هدف، می‌توانید شش ماهه یا دوازده ماهه بسازید. برای هر کدام از قسمت‌ها چند صفحه سفید نگه دارید تا جا کم نیاورید.

مایگریشن چیه؟

اگر مهارت مدیریت زمان را به خوبی فرا گرفته باشید، می‌توانید کارهای یک دوره را در زمان مقرر به پایان برسانید. اما ممکن است به دلیل یک پیشامد خارج از برنامه، نتوانید طبق برنامه‌ریزی عمل کنید. در این صورت نگران نباشید، چون یکی از ویژگی‌های بولت ژورنال، انعطاف‌پذیر بودن آن است. مایگریشن راه‌حل عقب افتادن از برنامه‌ها است. زمانی که کارهای یک دوره زمانی (یک ماه یا یک هفته) را تدوین می‌کنید، نگاهی به دوره قبلی بیندازید. اگر بولتی وجود دارد که انجام نشده، آن را به دوره جدید انتقال بدهید. بهتر است برای کارهایی که از دوره قبل به دوره جدید منتقل می‌شوند، یک علامت خاص در نظر بگیرید. اگر بخواهید علت عقب افتادن از برنامه را بررسی کنید، این علامت‌ها بعداً به کارتان می‌آیند.

بعدش چی کار کنم؟

هدف از تهیه بولت ژورنال این است که آمار دقیقی از کارهای انجام شده و انجام نشده داشته باشید و بتوانید مسیر رسیدن به هدفتان را پیش‌بینی کنید. اگر زمان‌بندی درستی برای کارها نداشته‌اید، در مراحل بعدی بیشتر دقت کنید. دلایل موفقیت در هر task را بررسی کنید و به کارهای دیگر تعمیم بدهید. دلایل عدم موفقیت را هم پیدا کنید و در جهت برطرف کردن آنها تلاش کنید. بررسی کردن همه این موارد باعث می‌شود در برنامه‌ریزی‌های بعدی موفق‌تر عمل کنید.

در دوره‌های زمانی مشخص بولت ژورنال را بررسی و ارزیابی کنید. در مسیر دستیابی به هدف، باید برآورد درستی از پیشرفت خودتان داشته باشید. باید بدانید که چه درصدی از کارها را طبق برنامه پیش برده‌اید و از کارهای عقب‌مانده هم اطلاع داشته باشید. این کار باعث می‌شود بتوانید دستاوردهای خود را به صورت فصلی یا سالانه برآورد کنید.

در نظر داشته باشید که بولت ژورنال برای همه کاربرد ندارد. هیچ اصراری به استفاده از این ابزار برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان وجود ندارد. پس اگر بعد از مدتی، بررسی‌های دوره‌ای نشان داد که این روش دستاورد مثبتی برای شما نداشته، آن را رها کنید و از روش‌های جایگزین استفاده کنید. یک روش می‌تواند استفاده از اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی یا تکنیک آیزنهاور باشد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم بولت ژورنال و مزایای استفاده از آن، توصیه می‌کنیم کتاب برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال را مطالعه کنید.

3 نظر
دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

شما همچنین ممکن است دوست داشته باشید
روش اولویت بندی مسکو اجایل اسکرام
ادامه مطلب...

روش اولویت بندی مسکو چیست و به چه درد می‌خورد؟

اگر در کسب و کار خود از روش اجایل استفاده می‌کنید، ممکن است در مورد این که اسپرینت پیش رو باید شامل کدام یوزر استوری ها باشد، دچار تردید شده باشید. اهمیت این انتخاب به این دلیل است که خطا در انتخاب یوزر استوری ها، می‌تواند دستاوردهای یک اسپرینت را تا حد زیادی کاهش دهد. به همین دلیل آشنایی با تکنیک‌های اولویت بندی بک لاگ محصول، در روش اجایل اهمیت زیادی دارد.
مدیریت تغییر به روش چابک
ادامه مطلب...

یک رویکرد چابک به مدیریت تغییر: چطور پای اجایل را به مدیریت تغییر باز کنیم!

به دنبال شیوع کووید و تاثیرات آن بر تجارت جهانی، سازمان‌ها در حال بازنگری اساسی در سبد محصولات و خدمات خود هستند، زنجیره‌های تامین خود را از نو ایجاد می‌کنند و بازسازی سازمانی در مقیاس بزرگ و تحول دیجیتالی را با سرعت بیشتری دنبال می‌کنند. دنیای تجارت در دو سال گذشته تغییرات جدی را تجربه کرده که در شرایط عادی به چند سال زمان نیاز دارد؛ و از آنجا که دنیا منتظر ما نمی‌ماند، لازم است همگام با این تحولات، به فکر تغییر باشیم. انچه در این فرایند اهمیت می‌یابد، مدیریت تغییر است.