حل مسئله دقیقاً چیست؟
مسئله به تفاوتی گفته می‌شود که وضعیت موجود، با وضعیت مطلوب دارد؛ یعنی یک موضوع سخت که در مورد آن تردید داریم یا موضوعی که نیاز به حل شدن دارد. فرایند و مراحل حل مسئله شامل تعیین علت مشکل، شناسایی، اولویت بندی و انتخاب گزینه‌های جایگزین برای راه حل و در نهایت پیاده سازی یک راه حل است که به حل مشکل منجر می‌شود.
شاید این فرایند دور از ذهن به نظر برسد و تصور کنید که فاقد مهارت حل مسئله هستید، اما حقیقت این است که همه ما روزانه مشکلات زیادی را حل می‌کنیم و کم یا زیاد، قادر به اجرای این فرایند هستیم. اما چیزی که اهمیت دارد، تقویت این مهارت است؛ به شکلی که در مقایسه با مشکلات پیچیده تر بتوانیم آن را به کار ببندیم.
چرا مهارت حل مسئله مهم است؟
اهمیت مهارت حل مسئله در محیط کار بیشتر از زندگی شخصی احساس می‌شود. حل مسئله از مهارت های نرم مدیریتی به شمار می‌رود که به اندازه مهارت‌های تخصصی و فنی و حتی بیشتر از آنها اهمیت دارد. هیچ مدیری تمایل ندارد با افرادی کار کند که در مقابله با مسائل کاری، توان هر اقدامی از آنها صلب می‌شود و منتظر دریافت دستور از مافوق خود می‌مانند. مهارت حل مسئله به دلایل زیر اهمیت دارد:
- دانش و تخصص به تنهایی قادر به حل مشکلات نیست
- مهارت حل مسئله برای شما مزیت رقابتی ایجاد می‌کند
- آشنایی با تکنیک حل مسئله اعتمادبه نفس شما را افزایش می‌دهد
مراحل حل مسئله کدام است؟
برای مدیریت مؤثر یک تیم یا سازمان، شما باید کارکنان خود را راهنمایی کنید و تکنیک‌های حل مسئله را در خود و همکارانتان توسعه دهید. فرایند یافتن راه‌حل مناسب برای مسائل را می‌توانید با پیروی از فرآیند چهار مرحله‌ای حل مسئله انجام بدهید. در ادامه این فرایند چهار مرحله ای را شرح می‌دهیم:
| گام‌های حل مسئله | اقدامات هر گام |
|---|---|
| گام اول: مسئله را تعریف کنید | واقعیت را از عقاید شخصی متمایز کنید علل زمینه‌ای مسئله را مشخص کنید برای کسب اطلاعات بیشتر، با همه افراد درگیر مشورت کنید مشکل را به شکل واضح تعریف کنید مشخص کنید چه استانداردهایی نقض شده است مشخص کنید که مشکل در کدام فرآیند نهفته است قبل از گردآوری اطلاعات سعی نکنید که مشکل را حل کنید |
| گام دوم: فهرستی از همه راه حل‌های موجود تهیه کنید | در ابتدا ارزیابی گزینه‌های جایگزین را به تعویق بیندازید همه افراد تیم را در ایجاد گزینه‌های جایگزین درگیر کنید راه حل‌های جایگزین‌های سازگار با اهداف سازمانی را مشخص کنید جایگزین‌های کوتاه مدت و بلند مدت را مشخص کنید در مورد ایده‌های دیگران جلسات طوفان فکری برگزار کنید به دنبال جایگزین‌هایی باشید که ممکن است مشکل را حل کند |
| گام سوم: راه حل‌ها را ارزیابی کنید و سود و زیان هر کدام را تعریف کنید | جایگزین‌ها را با یک استاندارد هدف مقایسه کنید همه گزینه‌های موجود را بدون تعصب ارزیابی کنید جایگزین‌ها نسبت به اهداف تعیین شده ارزیابی کنید نتایج اثبات شده و نتایج احتمالی را ارزیابی کنید جایگزین انتخاب شده را به صراحت بیان کنید |
| گام چهارم: بهترین راه حل را انتخاب و اجرا کنید | برای اجرای آزمایشی جایگزین انتخاب شده برنامه ریزی کنید از همه طرف‌های آسیب‌دیده از مسئله بازخورد دریافت کنید پذیرش یا اجماع همه کسانی را که تحت تأثیر مسئله قرار می‌گیرند، دریافت کنید بر حل مسئله نظارت مستمر داشته باشید نتایج بلندمدت را بر اساس راه حل نهایی ارزیابی کنید |
گام اول: مشکل را تعریف کنید
وضعیت را طوری تعریف کنید که تمرکز شما بر حل مشکل باشد، نه فقط شناسایی علائم آن. تکنیک‌های مفید حل مسئله شامل استفاده از فلوچارت‌ها برای شناسایی مراحل یک فرآیند و نمودارهای علت و معلولی برای تعریف و تحلیل علل ریشه‌ای مشکل است. مراحل زیر به توضیح مراحل کلیدی حل مسئله کمک می‌کنند. از این مرحله با مشارکت افراد ذینفع، استفاده از اطلاعات صحیح، مقایسه انتظارات با واقعیت ها و تمرکز بر علل ریشه ای مشکل عبور خواهید کرد.
- بررسی و مستندسازی نحوه عملکرد فرآیندها در حال حاضر
- ارزیابی تأثیر احتمالی ابزارهای جدید و سیاست‌های تجدید نظر شده
گام دوم: راه حل‌های جایگزین ایجاد کنید
انتخاب راه حل را تا زمانی که چندین گزینه برای حل مسئله در اختیار ندارید، به تعویق بیندازید. در نظر گرفتن چندین گزینه می‌تواند ارزش راه حل ایده آل شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. هنگامی تصمیم گرفتید که دقیقاً به دنبال چه چیزی هستید، این استاندارد هدف، مبنایی برای توسعه نقشه راه برای بررسی گزینه‌های جایگزین می‌شود. طوفان فکری و تکنیک‌های حل مسئله تیمی، هر دو ابزار مفیدی در این مرحله از حل مسئله هستند.
قبل از وارد شدن به مرحله ارزیابی، لازم است همه راه حل‌های موجود را در نظر داشته باشید. یک اشتباه رایج در حل مسئله این است که راه‌حل‌ها بدون توجه به سایر گزینه‌ها و به تنهایی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در چنین شرایطی اولین راه‌حل قابل قبول به عنوان راه حل انتخاب می‌شود، حتی اگر بهترین گزینه نباشد. اگر بر نتایجی که می‌خواهیم تمرکز کنیم، پتانسیل یادگیری چیزهای جدیدی را از دست می‌دهیم که امکان بهبود فرآیند حل مسئله را فراهم می‌کنند.
گام سوم: ارزیابی و انتخاب یک جایگزین
افراد ماهر در حل مسئله، هنگام انتخاب بهترین راه حل، ملاحظاتی را در نظر می‌گیرند. آنها در نظر می‌گیرند که یک راه حل جایگزین تا چه حد:
- بدون ایجاد مشکلات پیش‌بینی نشده مسئله را حل می‌کند
- توسط همه افراد درگیر مسئله پذیرفته می‌شود
- قابلیت اجرایی شدن دارد
- با محدودیت‌های سازمانی تناسب دارد
View this post on Instagram
گام چهارم: پیاده سازی و پیگیری راه حل
ممکن است به عنوان یک مدیر از شما خواسته شود که دیگران را برای اجرای راه حل راهنمایی کنید یا با کمک دیگران اجرای آن را تسهیل کنید. مشارکت دادن دیگران در پیاده سازی، روش مؤثری برای جلب رضایت و پشتیبانی و به حداقل رساندن مقاومت آنها در برابر تغییرات بعدی است.
هنگام پیاده‌سازی راه حل مسئله، باید کانال‌های دریافت بازخورد را هم در نظر داشته باشید. ایجاد و توسعه کانال‌های دریافت بازخورد، امکان نظارت و آزمایش مستمر رویدادهای واقعی را فراهم می‌کند. حل مسئله و تکنیک‌های مورد استفاده برای شفاف‌سازی، در صورتی مؤثرتر هستند که راه‌حل در جای خود باقی بماند و برای پاسخ به تغییرات آتی به‌روزرسانی شود.
نقش مهارت‌های نرم در فرایند حل مسئله
آنچه تا اینجا مرور کردیم، کلیات و گام‌های فرایند حل مسئله بود. اما می‌خواهیم بدانیم تقویت مهارت‌های نرم، تا چه حد می‌تواند این فرایند را برای ما ساده تر و موثرتر کند؟ در ادامه نقش مهارت‌های نرم در حل مسئله را با هم مرور می‌کنیم.
آگاهی به شما کمک می‌کند تا مسائل را شناسایی کنید
زمانی که نمی دانید مشکل دقیقا چیست و چه ابعادی دارد، نمی‌توانید قدمی برای حل کردن آن بردارید. اما با توجه بیشتر و آگاه شدن از جنبه‌های مخالف مسئله، متوجه جزئیاتی می‌شوید که شاید دیگران از درک آن ناتوان باشند. این مشاهدات به شما کمک می‌کنند تا مشکل را به شکل موثرتری حل کنید. هرچه بیشتر از مهارت آگاهی استفاده کنید، هم در حل مشکلات و هم در پیش‌بینی و جلوگیری از بروز آنها، موفق تر عمل خواهید کرد.
گوش دادن باعث تقویت یادگیری و درک بیشتر می‌شود
برای بیشتر ما، گوش دادن برای درک کردن به جای گوش دادن برای پاسخ دادن، می‌تواند سخت ترین کار باشد! با تقویت مهارت گوش دادن، در مورد مسائل (چه خوب و چه بد) بیشتر یاد می‌گیرید. به علاوه یک شنونده ماهر می‌تواند با مشاهده تناقض گفته‌ها با لحن و زبان بدن، چیزهایی را بشنود که به زبان نمی آیند! این مهارت یک برگ برنده برای شما به حساب می‌آید، زیرا شما را از مسائل آگاه خواهد کرد که دیگران از دست می‌دهند.
کنجکاوی به شما امکان می‌دهد تا احتمالات را کشف کنید
معمولاً راه‌های زیادی برای مقابله با یک مشکل وجود دارد، اما اگر در ذهنیت ثابتی گرفتار شده‌اید که معتقدید تنها یک راه‌حل وجود دارد، هرگز گزینه‌های دیگر را در نظر نخواهید گرفت. کنجکاوی، ذهن شما را برای کشف احتمالات باز می‌کند. وقتی طرز فکر خود را تغییر می‌دهید و مشکلات را به عنوان فرصت‌های پنهان می‌بینید، قادر خواهید بود محصولات، خدمات یا پیشنهادات جدیدی را ارائه دهید.
